Seit dem Veranlagungszeitraum 2026 gelten in Nordrhein-Westfalen neue steuerliche Werte für Aufwandsentschädigungen im kommunalpolitischen Ehrenamt. Der steuerfreie Mindestbetrag steigt von 250 auf 275 Euro pro Monat. Gleichzeitig wurden die nach Einwohnerzahl gestaffelten Beträge für Rats- und Kreistagsmitglieder sowie die Werte für sachkundige Bürgerinnen und Bürger angehoben.
Kurz gesagt: Für Ratsmitglieder in Städten und Gemeinden bis 150.000 Einwohnern bleiben 2026 Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder bis zu insgesamt 275 Euro monatlich steuerfrei. Liegen die tatsächlich gezahlten Entschädigungen darunter, sind sie grundsätzlich vollständig steuerfrei.
Wichtig ist dabei eine Unterscheidung: Der Ratsherrenerlass regelt nicht, wie viel Geld ein Ratsmitglied, ein Kreistagsmitglied oder ein sachkundiger Bürger von seiner Kommune erhält. Er regelt, welcher Teil der gezahlten Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei bleiben kann. Die tatsächliche Höhe der kommunalen Entschädigungen richtet sich in Nordrhein-Westfalen insbesondere nach der Entschädigungsverordnung.
Der neue Ratsherrenerlass stammt vom 1. Juli 2026, gilt aber für den gesamten Veranlagungszeitraum 2026. Der bisherige Erlass vom 1. September 2021 war letztmals für den Veranlagungszeitraum 2025 anzuwenden.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt die allgemeinen Regelungen des Ratsherrenerlasses und der genannten Rechtsgrundlagen wieder. Er ist keine Steuerberatung und ersetzt keine Prüfung des individuellen Einzelfalls durch eine zur Steuerberatung befugte Person oder Stelle.
Was ist der Ratsherrenerlass?
Kommunalpolitikerinnen und Kommunalpolitiker üben ihre Tätigkeit in der Regel ehrenamtlich aus. Für ihren Aufwand erhalten sie je nach Funktion Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder.
Steuerlich behandelt das Finanzministerium NRW die Entschädigungen ehrenamtlicher Mitglieder kommunaler Vertretungen grundsätzlich als Einnahmen aus sonstiger selbständiger Arbeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz. Das gilt insbesondere für Entschädigungen für Verdienstausfall oder Zeitverlust. Bei der Auszahlung wird nach dem Ratsherrenerlass kein Steuerabzug vorgenommen. Die bezogenen Aufwandsentschädigungen sind im Rahmen der Einkommensteuererklärung anzugeben.
Gleichzeitig können Teile der Entschädigungen nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG steuerfrei sein. Um die steuerliche Behandlung zu vereinfachen, legt der Ratsherrenerlass dafür pauschale Beträge fest.
Die amtliche Fassung des Ratsherrenerlasses vom 1. Juli 2026 umfasst 16 Seiten und enthält neben den Tabellen auch Sonderregeln für bestimmte Funktionen sowie Vorgaben zum Nachweis tatsächlicher Aufwendungen.
Was ändert sich durch den Ratsherrenerlass 2026?
Die wichtigste Änderung lässt sich schnell zusammenfassen: Die steuerfreien Pauschalbeträge steigen. Für Ratsmitglieder verändern sich die Tabellenwerte gegenüber dem Erlass von 2021 wie folgt:
| Einwohnerzahl der Stadt oder Gemeinde | Tabellenwert bis 2025 | Tabellenwert ab 2026 |
|---|---|---|
| höchstens 20.000 | 125 € monatlich | 138 € monatlich |
| 20.001 bis 50.000 | 199 € monatlich | 219 € monatlich |
| 50.001 bis 150.000 | 245 € monatlich | 270 € monatlich |
| 150.001 bis 450.000 | 307 € monatlich | 338 € monatlich |
| mehr als 450.000 | 367 € monatlich | 404 € monatlich |
Zusätzlich steigt der allgemeine steuerfreie Mindestbetrag von 250 auf 275 Euro monatlich. Deshalb ist bei einem normalen Ratsmitglied in Städten und Gemeinden bis 150.000 Einwohnern grundsätzlich der Mindestbetrag von 275 Euro maßgeblich, soweit überhaupt Entschädigungen mindestens in dieser Höhe gezahlt werden. Eine tatsächlich niedrigere Entschädigung wird durch den Ratsherrenerlass natürlich nicht auf 275 Euro erhöht.
Bei ganzjähriger Ratsmitgliedschaft nennt der Erlass zu den Tabellenwerten entsprechende Jahresbeträge. Nicht ausgeschöpfte steuerfreie Monatsbeträge können unter den im Erlass genannten Voraussetzungen innerhalb desselben Kalenderjahres nachgeholt werden. Für die steuerliche Einordnung nach Gemeindegröße ist die Einwohnerzahl zu Beginn des Kalenderjahres maßgeblich.
Wie viel Aufwandsentschädigung eines Ratsmitglieds ist 2026 steuerfrei?
Für ein Ratsmitglied lautet die praktische Grundregel ab 2026:
In Städten und Gemeinden bis 150.000 Einwohnern greift grundsätzlich der steuerfreie Mindestbetrag von 275 Euro pro Monat. In größeren Städten liegen bereits die Tabellenwerte darüber: 338 Euro bei 150.001 bis 450.000 Einwohnern und 404 Euro bei mehr als 450.000 Einwohnern.
Der steuerfreie Betrag darf dabei nicht mit der tatsächlich ausgezahlten Aufwandsentschädigung verwechselt werden. Ein Beispiel: Der Ratsherrenerlass selbst nennt für eine Stadt mit rund 80.000 Einwohnern eine monatliche Entschädigung von 512,40 Euro. Davon sind nach dem Erlass 275 Euro steuerfrei und 237,40 Euro steuerpflichtig.
Das ist genau der Unterschied zwischen Entschädigung und Steuerfreibetrag: Ausgezahlt werden in diesem amtlichen Beispiel 512,40 Euro. Steuerfrei bleiben davon 275 Euro.
Wer wissen möchte, wie hoch die kommunalen Aufwandsentschädigungen selbst ausfallen, findet dazu meinen gesonderten Beitrag Was verdient ein Kommunalpolitiker?
Was gilt für Fraktionsvorsitzende und stellvertretende Bürgermeister?
Für bestimmte kommunalpolitische Funktionen erhöht sich der steuerfreie Betrag. Der Ratsherrenerlass nennt hier abschließend zwei stellvertretende Bürgermeister, in Gemeinden mit mehr als 50.000 Einwohnern einen weiteren Stellvertreter sowie Fraktionsvorsitzende einer Fraktion mit mindestens zwei Mitgliedern.
Bei diesen Funktionen verdoppelt sich der jeweilige Tabellenbetrag. Eine wichtige Besonderheit: Der allgemeine Mindestbetrag von 275 Euro wird in diesen Fällen nicht verdoppelt. Entscheidend ist der Tabellenwert nach Einwohnerzahl.
Ein Beispiel aus Willich: Zu Beginn des Jahres 2026 hatte Willich nach der amtlichen Bevölkerungsfortschreibung 49.374 Einwohner. Für ein Ratsmitglied beträgt der Tabellenwert damit 219 Euro. Bei einem einfachen Ratsmitglied greift allerdings der höhere Mindestbetrag von 275 Euro. Für Fraktionsvorsitzende wird nicht dieser Mindestbetrag verdoppelt, sondern der Tabellenwert: 219 Euro × 2 = 438 Euro pro Monat.
Das bedeutet nicht, dass ein Fraktionsvorsitzender 438 Euro ausgezahlt bekommt. Die tatsächliche Aufwandsentschädigung kann deutlich höher sein. Die 438 Euro beschreiben in diesem Beispiel lediglich den steuerfreien Teil nach dem Ratsherrenerlass.
Meine eigenen Aufwandsentschädigungen und Funktionen lege ich auf meiner Transparenzseite offen.
Erhöht ein Ausschussvorsitz den steuerfreien Betrag?
Nein. Eine zusätzliche Aufwandsentschädigung für einen Ausschussvorsitz erhöht zwar die tatsächliche Auszahlung. Der Ratsherrenerlass zählt die Funktionen, für die sich der steuerfreie Betrag erhöht, aber ausdrücklich abschließend auf. Ausschussvorsitzende gehören nicht dazu.
Wer also gleichzeitig Ratsmitglied, Fraktionsvorsitzender und Ausschussvorsitzender ist, kann nicht für jede dieser Funktionen einen weiteren steuerfreien Pauschalbetrag addieren.
Was gilt 2026 für Kreistagsmitglieder?
Auch die Beträge für ehrenamtliche Kreistagsmitglieder steigen:
| Einwohnerzahl des Kreises | Tabellenwert bis 2025 | Tabellenwert ab 2026 |
| höchstens 250.000 | 245 € monatlich | 270 € monatlich |
| mehr als 250.000 | 307 € monatlich | 338 € monatlich |
Bei Kreisen mit höchstens 250.000 Einwohnern greift grundsätzlich ebenfalls der Mindestbetrag von 275 Euro monatlich. Für höchstens zwei stellvertretende Landräte und für Fraktionsvorsitzende gelten wiederum die im Erlass beschriebenen Verdoppelungsregeln. Bei der Verdoppelung wird der Mindestbetrag von 275 Euro nicht angewendet.
Wer gleichzeitig Mitglied mehrerer kommunaler Vertretungen ist, kann die steuerfreien Entschädigungen für diese Tätigkeiten nach dem Erlass grundsätzlich nebeneinander beziehen. Der konkrete Einzelfall kann allerdings von weiteren Umständen abhängen.
Was gilt für sachkundige Bürgerinnen und Bürger?
Auch sachkundige Bürgerinnen und Bürger werden vom Ratsherrenerlass ausdrücklich erfasst. Hier arbeitet der Erlass zunächst mit einem steuerfreien Betrag je Sitzung:
| Einwohnerzahl der Stadt oder Gemeinde | je Sitzung bis 2025 | je Sitzung ab 2026 |
| höchstens 20.000 | 6,60 € | 7,30 € |
| 20.001 bis 50.000 | 7,80 € | 8,60 € |
| 50.001 bis 150.000 | 9,60 € | 10,60 € |
| 150.001 bis 450.000 | 10,80 € | 11,90 € |
| mehr als 450.000 | 12,60 € | 13,90 € |
Für sachkundige Bürger in Kreisen beträgt der steuerfreie Tabellenwert ab 2026 11,90 Euro je Sitzung bei höchstens 250.000 Einwohnern und 13,90 Euro je Sitzung bei mehr als 250.000 Einwohnern. Für sachkundige Bürger der Landschaftsversammlungen und des Regionalverbandes beträgt der Wert 20,50 Euro je Sitzung.
Auch hier gilt aber der steuerfreie Mindestbetrag von 275 Euro pro Tätigkeitsmonat. Das ist in der Praxis häufig entscheidender als der einzelne Tabellenwert.
Der Erlass macht das anhand mehrerer Beispiele deutlich. Erhält eine sachkundige Bürgerin in einer Stadt mit rund 40.000 Einwohnern für drei Sitzungen insgesamt 135,30 Euro, bleibt dieser Betrag vollständig steuerfrei, weil er unterhalb des Mindestbetrags von 275 Euro liegt. Bei sehr vielen Sitzungen in einem Monat kann dagegen der nach der Zahl der Sitzungen berechnete Tabellenwert höher als 275 Euro sein.
Neu ausdrücklich geregelt ist im Erlass 2026 außerdem, dass nicht ausgeschöpfte steuerfreie Monatsbeträge bei sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern in anderen Monaten desselben Kalenderjahres nachgeholt werden können, in denen sie als sachkundige Bürger tätig waren.
Auch bei sachkundigen Bürgern gilt: Die in dieser Tabelle genannten 7,30 bis 20,50 Euro sind steuerliche Werte. Sie sind nicht mit der Höhe des tatsächlich von der Kommune oder dem Kreis gezahlten Sitzungsgeldes gleichzusetzen.
Können zusätzlich Betriebsausgaben berücksichtigt werden?
Der Ratsherrenerlass enthält auch Regelungen zu tatsächlichen Aufwendungen im Zusammenhang mit dem kommunalpolitischen Ehrenamt. Grundsätzlich gelten die steuerfreien Pauschalbeträge zunächst als Abgeltung der mit der jeweiligen Tätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen. Der Erlass lässt aber unter bestimmten Voraussetzungen den Nachweis oder die Glaubhaftmachung höherer tatsächlicher Aufwendungen zu.
Als mögliche Aufwandsarten nennt der Erlass beispielsweise Informationsmaterial, Porto, Telekommunikation und Schreibmaterial sowie bestimmte Reisekosten. Auch für ein häusliches Arbeitszimmer beziehungsweise die Homeoffice-Pauschale verweist der Erlass auf die allgemeinen gesetzlichen Voraussetzungen. Für Bewirtung und Geschenke gelten zusätzliche Anforderungen und Aufzeichnungspflichten.
Ob und in welcher Höhe solche Aufwendungen in einem konkreten Steuerfall tatsächlich als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Genau an dieser Stelle endet deshalb der Anspruch dieses Artikels: Er stellt die allgemeine Regelung des Erlasses dar, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
Was muss bei der Steuererklärung beachtet werden?
Der Ratsherrenerlass selbst stellt klar, dass die Aufwandsentschädigungen nicht bereits bei ihrer Auszahlung einem Steuerabzug unterliegen. Die bezogenen Entschädigungen sind von den Mandatsträgern im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben.
Wie hoch die individuelle Steuerbelastung auf einen steuerpflichtigen Teil tatsächlich ausfällt, bestimmt der Ratsherrenerlass dagegen nicht. Das hängt von den persönlichen steuerlichen Verhältnissen ab.
Deshalb ist auch die häufige Frage „Wie viel Steuer zahle ich auf meine Aufwandsentschädigung?“ nicht pauschal mit einem Prozentsatz zu beantworten.
Warum ist der Ratsherrenerlass 2026 wichtig?
Der Ratsherrenerlass ist kein besonders bekanntes Dokument. Für tausende Menschen, die sich ehrenamtlich in Stadträten, Gemeinderäten, Kreistagen und Ausschüssen engagieren, hat er trotzdem unmittelbare praktische Bedeutung.
Die wichtigsten Punkte für 2026 sind aus meiner Sicht:
- Der steuerfreie Mindestbetrag steigt von 250 auf 275 Euro monatlich.
- Die nach Einwohnerzahl gestaffelten Tabellenwerte für Rats- und Kreistagsmitglieder steigen.
- Auch die steuerfreien Werte je Sitzung für sachkundige Bürgerinnen und Bürger steigen.
- Bei Fraktionsvorsitzenden und bestimmten Stellvertreterfunktionen gelten besondere Verdoppelungsregeln.
- Die Höhe der tatsächlich ausgezahlten kommunalen Aufwandsentschädigung und der steuerfreie Teil sind zwei verschiedene Dinge.
- Der neue Erlass gilt für den gesamten Veranlagungszeitraum 2026.
Gerade der vorletzte Punkt ist wichtig. Wer etwa 500, 1.000 oder mehr Euro Aufwandsentschädigung im Monat erhält, hat nicht automatisch einen steuerfreien Betrag in derselben Höhe. Umgekehrt sagt ein steuerfreier Tabellenwert nichts darüber aus, wie hoch die Kommune tatsächlich zahlt.
Fazit
Mit dem Ratsherrenerlass 2026 werden die steuerfreien Pauschalbeträge für das kommunalpolitische Ehrenamt in Nordrhein-Westfalen angehoben. Für viele Ratsmitglieder ist vor allem der neue Mindestbetrag von 275 Euro pro Monat relevant. Bei größeren Städten, Kreisen und besonderen Funktionen können andere Tabellenwerte gelten.
Wer nur wissen möchte, welche allgemeinen Regeln ab 2026 gelten, findet die entscheidenden Werte im neuen Erlass. Sobald es um die steuerliche Bewertung eines persönlichen Einzelfalls geht, sollte dagegen eine zur Steuerberatung befugte Person oder Stelle hinzugezogen werden.
Rechtsstand: 6. August 2026.
Quellen
- Ministerium der Finanzen NRW: Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen, Erlass vom 1. Juli 2026
- Steuerberatungsgesetz, insbesondere § 2 StBerG
- Steuerberatungsgesetz, § 5 StBerG
- Entschädigungsverordnung Nordrhein-Westfalen, gültig seit 1. Januar 2026
- Ratsherrenerlass NRW vom 1. September 2021, amtliches Dokument gespiegelt durch die Stadt Rheine
- Ratsherrenerlass 2026 in NRW: Was ist bei Aufwandsentschädigungen steuerfrei?
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