Zentrales Bürgerbüro in Willich: moderner Service

Ein zentrales Bürgerbüro in Willich soll den Bürgerservice verlässlicher, moderner und effizienter machen. Der Stadtrat hat am 9. Juli 2026 beschlossen, die bisherigen Stadtteilbüros in einem zentralen Bürgerbüro am Kaiserplatz zusammenzuführen. Angestrebt wird eine Umsetzung zum Jahresbeginn 2028. Ich halte diese Entscheidung für richtig. Denn es geht nicht darum, den Bürgerservice abzubauen, sondern ihn besser zu organisieren.

Inhaltsverzeichnis

Ein zentraler Standort ermöglicht längere und verlässlichere Öffnungszeiten, einen flexibleren Personaleinsatz und moderne technische Angebote. Gleichzeitig sollen der Bürgerkoffer und weitere dezentrale Angebote dafür sorgen, dass auch Menschen unterstützt werden, die nicht selbst zum Kaiserplatz kommen können.

Die derzeit geltenden Öffnungszeiten, Standorte und Möglichkeiten zur Terminbuchung habe ich in einem Artikel zu den Stadtteilbüros in Willich zusammengestellt.

Drei Standorte bedeuten nicht automatisch besseren Service

Auf den ersten Blick klingt es bürgerfreundlich, in jedem größeren Stadtteil ein eigenes Büro vorzuhalten. Entscheidend ist aber nicht die Zahl der Standorte, sondern ob Termine verfügbar sind, Öffnungszeiten eingehalten werden können und Anliegen schnell erledigt werden.

Genau hier stößt die bisherige Struktur an Grenzen. Die Stadt unterhält noch Stadtteilbüros in Alt-Willich, Anrath und Schiefbahn. Das Büro in Neersen ist bereits dauerhaft geschlossen. Als die Machbarkeitsstudie erstellt wurde, war auch der Standort Schiefbahn vorübergehend geschlossen. Nach Angaben der Verwaltung war eine dauerhafte personelle Besetzung der vier früheren Standorte nicht mehr möglich.

Zum Zeitpunkt der Untersuchung wurde der Betrieb von zehn Mitarbeitenden getragen, sieben davon in Teilzeit. Laut Stellenplan bestand ein Bedarf von 14 Stellen beziehungsweise 10,64 Vollzeitäquivalenten. Urlaub, Krankheit und unbesetzte Stellen können deshalb schnell dazu führen, dass Öffnungszeiten reduziert oder Standorte vorübergehend geschlossen werden müssen.

Hinzu kommt der organisatorische Aufwand. Dienstpläne müssen mehrere Standorte abdecken. Technik, Software, Arbeitsmaterialien, Wartung und bauliche Anpassungen werden mehrfach benötigt. Die vorhandenen Räume bieten zudem kaum Platz für moderne Wartebereiche, Schnellschalter oder Selbstbedienungsterminals. Das ist weder wirtschaftlich noch zukunftsfähig.

Was das zentrale Bürgerbüro in Willich besser machen soll

Das neue Bürgerbüro soll nicht einfach drei kleinere Standorte in einem Gebäude zusammenfassen. Geplant ist eine andere Arbeitsorganisation mit sechs Arbeitsplätzen im direkten Bürgerkontakt und vier weiteren Plätzen im Hintergrundbereich. Dadurch können Anliegen am Schalter und interne Arbeiten besser voneinander getrennt werden.

Das Machbarkeitskonzept sieht unter anderem vor:

einen Schnellschalter für die Ausgabe von Dokumenten und kurze Anliegen,
einen Informationsschalter als erste Anlaufstelle,
ein modernes Termin- und Aufrufsystem,
Selbstbedienungsterminals für geeignete Vorgänge,
die Aufnahme digitaler Passbilder vor Ort,
einen Kassenautomaten,
eine vollständig digitale Aktenführung,
Möglichkeiten zur Dokumentenabholung außerhalb der regulären Öffnungszeiten,
eine Kombination aus Terminen, offenen Sprechzeiten und digitalen Angeboten.

Das ist der eigentliche Vorteil der Zentralisierung: Personal, Räume und Technik können dort eingesetzt werden, wo sie den Bürgerinnen und Bürgern tatsächlich helfen. Eine auf mehrere kleine Standorte verteilte Struktur kann viele dieser Angebote entweder gar nicht oder nur mit deutlich höherem Aufwand bereitstellen.

Bürgerkoffer statt starrer Filialstruktur

Ein zentrales Bürgerbüro darf nicht bedeuten, dass Menschen ohne Auto oder mit eingeschränkter Mobilität allein gelassen werden. Deshalb gehört ein mobiles Angebot zum Konzept.

Ein Bürgerkoffer enthält die Technik, die für bestimmte Verwaltungsleistungen außerhalb des Bürgerbüros benötigt wird. Ein solches mobiles Gerät setzt die Stadt bereits für Vorgänge in der Justizvollzugsanstalt Anrath ein. Künftig soll der Einsatz nach den bisherigen Planungen auch für besondere Hausbesuche oder Termine in Alten- und Pflegeeinrichtungen genutzt werden können. In der Ausschusssitzung am 10. Juni 2026 hat die Verwaltung ausdrücklich bestätigt, dass der Bürgerkoffer und dezentrale Angebote Teil des Konzepts sind.

Damit entsteht aus der bisherigen dezentralen Struktur ein anderes Servicemodell: ein leistungsfähiger zentraler Strandort, mehr digitale Leistungen und gezielte mobile Hilfe für diejenigen, die sie benötigen.

Mein Vorschlag aus der Finanzkommission 2022

Die Diskussion über eine Zentralisierung begann nicht erst 2026. In der Finanzkommission am 8. Juni 2022 habe ich für die SPD vorgeschlagen, die Zahl der Bürgerbüros zu reduzieren und gleichzeitig ein digitales Bürgerbüro aufzubauen. Die Finanzkommission war damals eingerichtet worden, weil sich die Haushaltskrise bereits abzeichnete.

Ausgangspunkt war meine berufliche Erfahrung bei der Stadt Grevenbroich. Grevenbroich hat rund 69.000 Einwohnerinnen und Einwohner und mehr als 30 Ortsteile. Trotzdem kommt die Stadt mit einem zentralen Bürgerbüro aus. Aus meiner täglichen Arbeit weiß ich, dass diese Struktur funktioniert. Ein zentraler Standort ist nicht automatisch bürgerfern, wenn Termine verlässlich angeboten, Öffnungszeiten sinnvoll gestaltet und digitale Möglichkeiten genutzt werden.

Für mich war deshalb früh klar: Auch Willich muss nicht auf Dauer mehrere kleine Standorte mit paralleler Infrastruktur unterhalten. Gleichzeitig habe ich einen Stellenabbau abgelehnt. Frei werdende personelle Kapazitäten werden in einer Stadtverwaltung an vielen anderen Stellen dringend benötigt.

Als SPD-Fraktion haben wir diesen Ansatz anschließend weiterentwickelt. Ende 2022 beantragten wir die Prüfung eines mobilen Bürgerbüros, das mit einem Bürgerkoffer regelmäßig an geeigneten Orten oder in besonderen Fällen direkt bei den Betroffenen eingesetzt werden kann. Zentralisierung und Bürgernähe waren für uns nie Gegensätze.

Vom Prüfauftrag bis zum Ratsbeschluss

Der Weg zur Entscheidung dauerte vier Jahre:

8. Juni 2022: Die SPD bringt in der Finanzkommission die Prüfung einer Reduzierung der Bürgerbüros und eines digitalen Bürgerbüros ein.
Ende 2022: Die SPD beantragt ein Konzept und eine Kostenprüfung für ein mobiles Bürgerbüro.
19. September 2023: Der Ausschuss für Abgaben, Gebühren und Satzungen beauftragt die Verwaltung einstimmig, die Digitalisierung voranzutreiben und ein Konzept für ein zentrales Bürgerbüro zu erstellen.
2025 und 2026: Die Verwaltung untersucht verschiedene Standorte und entwickelt das Machbarkeitskonzept weiter.
10. Juni 2026: Der Ausschuss empfiehlt mehrheitlich ein zentrales Bürgerbüro am Kaiserplatz.
9. Juli 2026: Der Rat erteilt der Verwaltung mehrheitlich den Auftrag zur Umsetzung.

Für den Kaiserplatz sprachen in der Standortbewertung insbesondere die zentrale Lage, die gute Erreichbarkeit mit mehreren Buslinien, die hohe Bevölkerungsdichte im Umfeld und die vergleichsweise schnelle Umsetzbarkeit. Der Standort erreichte mit 104 Punkten das beste Ergebnis der fünf untersuchten Varianten. Die Verwaltung strebt die Eröffnung des zentralen Bürgerbüros zum Jahresbeginn 2028 an.

Die bemerkenswerte Kehrtwende von „Für Willich“

Gegen das zentrale Bürgerbüro in Willich stimmte im Rat die Fraktion „Für Willich“ um ihren Vorsitzenden Detlef Nicola. Das ist bemerkenswert, wenn man die früheren Positionen der Wählergemeinschaft betrachtet.

Bereits in seiner Haushaltsrede vom 26. Januar 2022 fragte Nicola, ob Willich sich den „Luxus von 4 Bürgerbüros mit jeweiligem Personalbestand“ noch länger leisten könne. Im September 2023 stimmte auch „Für Willich“ für den Auftrag, ein Konzept für ein zentrales Bürgerbüro zu erstellen.

Nur wenige Wochen später ging die Fraktion noch weiter. In einem Haushaltsantrag vom 7. November 2023 verlangte sie ausdrücklich die Prüfung, ob die Stadtteilbüros in Neersen und Schiefbahn geschlossen werden könnten. Die Versorgung in diesen Stadtteilen sollte nach ihrer Vorstellung an einem Tag pro Woche durch mobile Büros sichergestellt werden.

Den Haushaltsantrag zog „Für Willich“ im Dezember 2023 zwar zurück. An der darin schriftlich festgehaltenen damaligen Position ändert das nichts.

2026 lehnte „Für Willich“ dann das zentrale Bürgerbüro ab, obwohl die Fraktion 2023 den Konzeptauftrag unterstützt und selbst die Schließung der Standorte Neersen und Schiefbahn zur Prüfung beantragt hatte. Die Fraktion stimmte sowohl im zuständigen Ausschuss als auch im Rat dagegen. Eine Begründung für diesen Kurswechsel ist in den Niederschriften nicht dokumentiert. In der entscheidenden Ratssitzung gab es zu diesem Tagesordnungspunkt überhaupt keine Wortmeldung.

Natürlich darf eine Fraktion ihre Meinung ändern. Dann sollte sie aber erklären, welche neuen Tatsachen zu dieser Änderung geführt haben. Wer erst von einem „Luxus“ spricht, anschließend die Schließung zweier Standorte beantragt und später gegen ein ausgearbeitetes Zentralkonzept stimmt, handelt zumindest nicht erkennbar konsequent.

Einsparungen müssen noch konkret beziffert werden

Die Machbarkeitsstudie nennt mehrere Bereiche, in denen ein zentraler Standort dauerhaft Kosten sparen kann: weniger mehrfach benötigte Technik, geringere Infrastruktur-, Wartungs- und Betriebskosten sowie eine effizientere Nutzung des Personals und der städtischen Räume.

Eine konkrete Gesamtsumme enthält die Beschlussvorlage allerdings noch nicht. Auch die erforderlichen Investitionen am Kaiserplatz müssen im weiteren Verfahren belastbar geplant und politisch beraten werden. Deshalb wäre es unseriös, heute bereits eine feste Einsparung zu versprechen.

Die organisatorischen Vorteile sind dennoch nachvollziehbar. Ein Gerät, ein Wartungsvertrag oder eine technische Umrüstung an einem Standort kostet in aller Regel weniger als parallele Lösungen für mehrere Standorte. Zugleich kann das vorhandene Personal flexibler eingesetzt werden, ohne dass bei jeder Krankmeldung sofort die Öffnung eines ganzen Büros gefährdet ist.

Mein Fazit: Nicht weniger Service, sondern ein besseres System

Ich unterstütze das zentrale Bürgerbüro in Willich am Kaiserplatz, weil es die Voraussetzung für einen modernen und verlässlichen Bürgerservice schafft. Entscheidend wird nun die konkrete Umsetzung sein.

Wir brauchen gut erreichbare Öffnungszeiten, ein verlässliches Terminsystem, offene Sprechzeiten für dringende Anliegen und konsequent ausgebaute Online-Angebote. Der Bürgerkoffer muss dort eingesetzt werden, wo Menschen aus gesundheitlichen oder anderen gewichtigen Gründen nicht selbst zum Bürgerbüro kommen können. Auch die Erreichbarkeit aus Anrath, Schiefbahn und Neersen muss bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.

Die Zahl der Eingangstüren ist kein Maßstab für Bürgerfreundlichkeit. Wichtig ist, ob die Verwaltung erreichbar ist und Anliegen zuverlässig erledigt. Genau dafür bietet das zentrale Bürgerbüro die besseren Voraussetzungen.

Zentrales Bürgerbüro in Willich: moderner Service an einem Standort